Blogitekstissä hyödynnetään Jyväskylän yliopiston opiskelijoiden keräämää haastatteluaineistoa, jonka he keräsivät kesällä 2021 Sukkelan toimeksiannosta. Blogitekstin toiminnanohjauksen yleisimmistä haasteista voit lukea tästä. Haastatteluaineisto koostuu 25 haastattelusta, jotka käsittelevät toiminnanohjausta. Haastateltavina oli PK-yritysten henkilöstöä. Blogitekstin esimerkit ja viittaukset yrityksiin perustuvat osittain näihin haastatteluihin.
Mitä toiminnanohjaus on?
Toiminnanohjaus on sanana hyvin kuvaava, koska sen tavoitteena on nimenomaan ohjata toimintaa. Onnistuessaan toiminnanohjaus on käyttäytymistä, joka helpottaa omaa toimintaa ja sitä kautta sujuvoittaa arkea. Toiminnanohjausta voi harjoittaa myös yritystoiminnassa, ja se voikin tarjota yritykselle liiketoiminnan kannalta merkittävää hyötyä. Ideaalitilanteessa toiminnanohjaus yritystoiminnassa tuottaa helposti todennettavaa taloudellista hyötyä.
Toiminnanohjausta voi löytää muualtakin kuin liikemaailmasta. Otetaan aluksi käytännönläheisempi, arkisempi esimerkki. Kaikilta meiltä löytyy kotoa erilaisia asiakirjoja ja muita tärkeitä papereita. Se, että järjestät vakuutusasiakirjat yhteen kansioon, veroihin liittyvät paperit toiseen ja sähkölaskut kolmanteen, on käytännössä toiminnanohjausta. Laitat vielä nämä kaikki kansiot samaan lipastoon ja järjestät koko lipaston mahdollisimman selkeäksi niin, että kaikki löytyy helposti. Saatat vielä valita kansiot siten, että ne ovat helppokäyttöisiä ja silmää miellyttäviä. Tällä tavoin siis itse ohjaat toimintaasi arjessa. Nykypäivänä lipaston sijaan käytössä on kuitenkin erilaisia tietojärjestelmiä, joiden avulla omaa toimintaa ohjataan ja helpotetaan. Näitä tietojärjestelmiä kutsutaan ERP-järjestelmiksi eli toiminnanohjausjärjestelmiksi.
Mitä toiminnanohjausjärjestelmä tarjoaa yritykselle?
ERP-järjestelmä eli toiminnanohjausjärjestelmä on yrityksen toimintaa sujuvoittava tietojärjestelmä. ERP-kokonaisuudessa kaikki tärkeät toiminnot kuten laskutus, myynti, tuotanto, varasto, asiakkuuksien hallinta ja hankinnat ovat saman katon alla. Tämä mahdollistaa sen, että eri toiminnot keskustelevat näppärästi keskenään, tieto liikkuu ja manuaalinen työ vähentyy. Esimerkiksi jos tuotanto on linkitetty myyntiohjelmaan, tietoa ei tarvitse erikseen siirtää näiden toimintojen välillä. Tällöin virheet vähenevät ja asiakas saa tilaamansa oikeanlaisen tuotteen. Haastatteluihin perustuvasta aineistosta nousee esille toiminnanohjausjärjestelmän valtava merkitys tietovirtojen sydämenä. Toiminnanohjausjärjestelmän vahvuutena korostetaan sitä, että palikoiden ollessa saman katon alla tieto liikkuu hienosti toiminnosta toiseen ja on saatavilla kaikissa toiminnoissa. Näin ollen yrityksessä pystytään myös hyvin seuraamaan, mitä muut tekevät ja mitä yrityksen sisällä tapahtuu. Hyvä esimerkki on tilanne, jossa lomalle jäävien työntekijöiden tuuraajien tullessa avoimet tehtävät sekä aiemmat kirjaukset ja tekemiset näkyvät muille.
“ERP-kokonaisuudessa kaikki tärkeät toiminnot, kuten laskutus, myynti, tuotanto, varasto, asiakkuuksien hallinta ja hankinnat ovat saman katon alla.”
Ideaalitilanteessa toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa sujuvan liiketoiminnan, sen kautta menestymisen ja menestymisen kautta liikevoittoa. Sijoittamalla toiminnanohjausjärjestelmään voi siis tuottaa lisäarvoa liiketoiminnalleen. Toiminnanohjausjärjestelmään panostaminen on kannattava sijoitus tulevaisuutta varten. Yritykset korostavat, että toiminnanohjausjärjestelmän käytöllä halutaan nimenomaan sujuvoittaa omaa liiketoimintaa ja automatisoida rutiineja. Toiminnanohjausjärjestelmän tulee palvella yritystä niin, että liiketoiminta pyörii yksinkertaisesti ja tehokkaasti. Ideaalitilanne on, että toiminnanohjausjärjestelmän avulla ohjataan sujuvasti ja tehokkaasti liiketoiminnan kaikkia osa-alueita.
“Toiminnanohjausjärjestelmään panostaminen on kannattava sijoitus tulevaisuutta varten.”
Koska toiminnanohjausjärjestelmä vähentää manuaalista työtä ja tekee toiminnasta tehokkaampaa, jää yrityksen henkilöstöllä resursseja muihin hommiin. Tämä tuottaa selvää liikevoittoa yritykselle. Esimerkkinä yritys, jossa on nykyään 10 ihmistä töissä, mutta ilman toiminnanohjausjärjestelmää työntekijöitä pitäisi olla heidän mukaansa 20. Näin ollen, jos yrityksellä olisi tulevaisuudessa mahdollisuus rekrytoida lisää henkilöstöä, voitaisiin näiden työntekijöiden asiantuntijuus hyödyntää muihin tarpeisiin. Tämä mahdollistaa sen, että yrityksessä olevat “ylimääräiset” voimavarat voidaan kohdistaa sinne, mihin niitä eniten tarvitaan. Tämä voi johtaa yrityksen toiminnan laajentumiseen ja suurempaan liikevoittoon. Toiminnanohjausjärjestelmän ansiosta henkilöstöä siis vapautuu sellaisiin tehtäviin, joita ei voi automatisoida tai ulkoistaa.
Miten toiminnanohjausjärjestelmät soveltuvat erilaisille yrityksille?
Toiminnanohjausjärjestelmien käytöllä halutaan eri yrityksissä erilaisia asioita. Yksi yritys haluaa automatisoida toimintojaan, toinen yritys painottaa tiedon sujuvaa liikkumista ja kolmas yritys tavoittelee parempaa kokonaisuuden hallintaa. Toistuvana tarpeena toiminnanohjausjärjestelmistä puhuttaessa korostuu siis se, kuinka toiminnanohjausjärjestelmän avulla halutaan yksinkertaistaa ja helpottaa yrityksen toimintaa.
Toiminnanohjausjärjestelmä voi olla tukena liiketoiminnan jokaisessa vaiheessa, tarjoten jokaiseen prosessin vaiheeseen toimivia ja yksinkertaisia tapoja toimia.
Toiminnanohjausjärjestelmä tarjoaa valtavan määrän erilaisia toimintoja, joita yritys voi omassa toiminnassaan hyödyntää. Riippuen yrityksen toimialasta, koosta ja tavoitteista, laadukkaalla toiminnanohjausjärjestelmällä yritys voi itse valita ne toiminnot, joita hän haluaa toiminnanohjausjärjestelmään. Esimerkiksi vaateliikettä ajateltaessa toiminnanohjausjärjestelmää voidaan hyödyntää muun muassa suunnittelussa, tuotannossa, markkinoinnissa, myynnissä ja verkkokaupassa.
“Riippuen yrityksen toimialasta, koosta ja tavoitteista, laadukkaalla toiminnanohjausjärjestelmällä yritys voi itse valita ne toiminnot, joita hän haluaa toiminnanohjausjärjestelmään.”
Toiminnanohjausjärjestelmien käyttö saatetaan usein liittää vain suurien yritysten liiketoimintaa helpottavaksi tekijäksi. Toiminnanohjausjärjestelmät sopivat kuitenkin myös pienemmille yrityksille, jopa yhden tai kahden hengen yrityksille. Tietysti suuremmissa yrityksissä toiminnanohjausjärjestelmän käyttäminen on erityisen tärkeää, jotta tieto liikkuu monien eri ihmisten välillä eri työtehtävistä riippumatta. Kuitenkin kokonaisuuden hallitseminen on jokaiselle sekä pienelle että suurelle yritykselle helpompaa toiminnanohjausjärjestelmän ansiosta. Tällöin kaikki tieto on löydettävissä helposti samasta paikasta.
Monet yritykset saattavat siis ajatella, että toiminnanohjausjärjestelmät on suunniteltu vain suurien yrityksien käyttöön. Usein saatetaan ajatella, että toiminnanohjausjärjestelmä on liian raskas pienelle yritykselle, jossa toimintoja yrityksen pyörittämiseen ei välttämättä tarvita niin paljon kuin suuressa yrityksessä. Tämä on osittain myös totta, koska joissakin toiminnanohjausjärjestelmissä ei ole helppoa muokata järjestelmää omaan toimintaan sopivaksi. Markkinoilla on kuitenkin olemassa toiminnanohjausjärjestelmiä, joissa on mahdollista lisätä järjestelmään juuri omalle yritykselle tarpeelliset palikat. Tällöin pieni yritys voi tehdä toiminnanohjausjärjestelmästä itselleen sopivan. Esimerkiksi yksi haastateltavista kertoo valinneensa Odoo-toiminnanohjausjärjestelmästä käyttöönsä myynnin, varastoinnin, kirjanpidon, laskutuksen, verkkosivut, verkkokaupan, sähköpostimarkkinoinnin ja kuluraportit. Asiakas on siis muotoilut toiminnanohjausjärjestelmän omalle toiminnalleen sopivaksi.
“Markkinoilla on kuitenkin olemassa toiminnanohjausjärjestelmiä, joissa on mahdollista lisätä järjestelmään juuri omalle yritykselle tarpeelliset palikat.”
Toiminnanohjausjärjestelmien käyttö on hankalaa?
Monilla yrityksillä voi olla sellainen käsitys, että toiminnanohjausjärjestelmän käyttäminen on hankalaa. Tai kun liiketoimintaa on pyöritetty useamman vuoden ajan omin keinoin, voi toiminnanohjausjärjestelmän opettelu ja käyttöönotto tuntua hankalalta ajatukselta. Käsitys hankaluudesta saattaakin johtaa siihen, ettei toiminnanohjausjärjestelmää hyödynnetä omassa yrityksessä. Hankaluuden ja vaikeuden ei tarvitse kuitenkaan olla esteenä toiminnanohjausjärjestelmän hankkimiselle. Toiminnanohjaukseen ja sen järjestelmiin perehtyneet asiantuntijat voivat auttaa toiminnanohjausjärjestelmän käytön sisäistämisessä ja oppimisessa.
Nykyisin parhaat toiminnanohjausjärjestelmät ovat jo erittäin helppokäyttöisiä ja helposti omaksuttavissa. Takavuosien erikoiset käyttöliittymät ja kuukausien perehtyminen ovat onneksi taakse jäänyttä aikaa. Panostamalla konsultaatioon ja ylipäätään kunnolliseen opastukseen, voidaan työntekijöitä auttaa käyttämään toiminnanohjausjärjestelmää oikein ja tehokkaasti.
“Toiminnanohjaukseen ja sen järjestelmiin perehtyneet asiantuntijat voivat auttaa toiminnanohjausjärjestelmän käytön sisäistämisessä ja oppimisessa.”
Lähestytään asiaa taas käytännönläheisellä esimerkillä. Mietitään tilannetta, jossa aloitat uuden lajin harrastuksen. Harrastuksen alussa tarvitset avustusta ja tukea lajin oppimisessa. Hyvän opastuksen ja harjoittelun myötä opit pikkuhiljaa lajin säännöt, lajin termistöä ja niitä tapoja, jotka sopivat juuri sinulle. Lähes kaikessa toiminnassa, jossa tahdomme tulla hyviksi, tarvitsemme neuvoja, opastusta ja tukea aloittamisessa. Jotta yritys voi saavuttaa toiminnanohjauksella maksimaalisen hyödyn, kannattaa toiminnanohjausjärjestelmään panostaa ja tarvittaessa myös hankkia järjestelmän käyttöön perehtynyt konsultti. Ammatikseen toiminnanohjausjärjestelmien parissa työskentelevä voi havaita prosessissa jotakin, jonka voi tehdä vielä paljon nopeammin ja tehokkaammin. Eli vaikka peruskäyttö sujuisi, voi konsultti löytää prosessista silti jotakin parannettavaa.
Miksi siis panostaa laadukkaaseen toiminnanohjausjärjestelmään?
Toiminnanohjausjärjestelmään käytetty raha on siis sijoitus yrityksen tulevaisuuteen. Kertauksena vielä loppuun, miksi kaikkien yritysten tulisi hankkia laadukas toiminnanohjausjärjestelmä tai edes harkita sellaisen käyttöönottoa.
Laadukas ja moderni toiminnanohjausjärjestelmä:
-Toimii apuna liiketoiminnan kokonaisuuden hallinnassa
-Sujuvoittaa liiketoimintaa
-Vapauttaa resursseja automatisoinnin ansiosta
-Antaa mahdollisuuden valita omalle yritykselle sopivat toiminnot
-On helppokäyttöinen
Näiden ominaisuuksien ansiosta oikein valittu toiminnanohjausjärjestelmä auttaa yritystä menestymään ja kehittymään.
Odoo ERP:ään voit tutustua tästä ja ajan ilmaiseen kartoituspalaveriin voit varata tästä.
Tekstin Sukkelalle on kirjoittanut Onna Viestintä, jonka takana on kaksi tuoretta viestinnänalan yrittäjää.
Varaa etäpalaveri tästä!
Katsotaan, miten voisimme olla avuksi. Ehdotamme mielestämme teille parasta ratkaisua.