Julkishallinto ei ota vastaan muuta kuin verkkolaskun, ja yhä useampi yritysasiakas ilmoittaa saman. Silti moni Odoo-käyttäjä lähettää laskunsa PDF-liitteenä sähköpostiin ja naputtaa saapuvat ostolaskut järjestelmään käsin.
Syy on rakenteellinen. Odoon vakioasennus ei tunne suomalaista verkkolaskua, eikä sen oikeastaan tarvitsekaan: Finvoice, OVT-tunnukset ja välittäjäverkko ovat paikallista infrastruktuuria, jota belgialainen tuotekehitys ei rakenna valmiiksi. Se osuus tehdään päälle. Me olemme tehneet sen.
Mikä verkkolasku oikeastaan on
Verkkolasku on rakenteinen tietue, jonka vastaanottajan järjestelmä lukee suoraan ostoreskontraan. Sähköpostiin liitetty PDF on kuva laskusta. Sen lukee ihminen ja näppäilee toinen ihminen, ja siinä välissä syntyvät ne virheet joita kukaan ei huomaa ennen täsmäytystä.
Suomessa muoto on käytännössä Finvoice ja osoite on OVT-tunnus. OVT johdetaan Y-tunnuksesta, ja sen rinnalle tarvitaan välittäjätunnus, joka kertoo minkä operaattorin kautta vastaanottaja laskunsa noutaa.
Väärä osoite ei kimpoa takaisin. Verkkolaskuverkossa ei ole postin palautusleimaa: lasku joko hylätään hiljaisesti tai päätyy jonkun aivan toisen ostoreskontraan. Siksi asiakasrekisterin kunto ratkaisee lopputuloksen useammin kuin integraation tekninen laatu.
PDF kulkee silti mukana liitteenä. Ihminen lukee sen, kone lukee XML:n.
Myyntilasku lähtee ilman erillistä vientivaihetta
Rakensimme lisäosan Odoon oman EDI-rakenteen päälle, jolloin verkkolaskusta tuli osa laskun normaalia elinkaarta. Erillistä vientipainiketta ei ole. Kun lasku vahvistetaan, siitä muodostuu Finvoice-XML, mukaan liitetään laskun PDF valitulla raporttipohjalla, ja aineisto lähtee Apixiin.
Laskulla on kolme tilaa: lähetetään, lähetetty ja lähetetään uudelleen. Epäonnistunut lähetys saa oman merkintänsä, ja saman laskun voi lähettää uudelleen koskematta itse laskuun.
Tämä ratkaisee ensimmäiset viikot. Lähetyksiä epäonnistuu aina jonkin verran: asiakkaan OVT on väärin, verokoodi puuttuu, välittäjä on vaihtunut kesken kaiken. Jos ainoa korjauskeino olisi laskun mitätöinti ja uudelleenluonti, laskunumerointi menisi solmuun ennen kuin kukaan ehtii huomata mitään.
Ostolaskut ilmestyvät Odooseen ajastetusti
Toinen moduuli hoitaa vastakkaisen suunnan. Ajastettu tehtävä noutaa Apixista uudet ostolaskut, luo ne Odooseen ja liittää alkuperäisen aineiston laskun liitteeksi. Kohdepäiväkirjan voi valita, joten laskut ohjautuvat suoraan oikeaan hyväksyntäkiertoon.
Sen jälkeen ostolasku käyttäytyy kuin mikä tahansa Odoon lasku. Se kulkee hyväksynnän läpi, kohdistuu projektille tai kustannuspaikalle ja päätyy maksuaineistoon. Rinnalle ei tarvita erillistä ostolaskujen kierrätysjärjestelmää.
Ostolaskujen hyväksyntä samassa järjestelmässä
Myyntilaskujen lähettäminen on se puoli josta asiakkaat yleensä puhuvat. Rahaa säästyy toisella puolella.
Kun ostolasku saapuu Odooseen automaattisesti, sen kohdistaa projektille, työmaalle tai kustannuspaikalle samassa näkymässä jossa projektin muutkin kulut jo ovat. Hyväksyjä näkee rivit ja alkuperäisen aineiston liitteenä. Projektipäällikkö näkee katteen ilman että kukaan ajaa erillistä raporttia taloushallinnon ohjelmasta.
Ilman integraatiota ketju katkeaa kahdesti: kerran operaattorin portaalin ja taloushallinnon välissä, toisen kerran siinä kun projektin toteutuneita kuluja kysytään kirjanpitäjältä sähköpostilla. Molemmat katkokset maksavat viikon viivettä siihen tietoon, jonka perusteella seuraava tarjous hinnoitellaan.
Mitä käyttöönotto vaatii
Ennen ensimmäistä oikeaa laskua tarvitaan kolme asiaa, ja niistä vain yksi on tekninen.
Apix-sopimus ja tunnukset. Yritykselle tallennetaan käyttäjätunnus, salasana sekä siirtotunniste ja -avain. Ympäristö valitaan erikseen, testi tai tuotanto. Testipuolella kannattaa viipyä pidempään kuin tekee mieli.
Asiakkaiden verkkolaskuosoitteet. Kumppanikortille tallennetaan OVT-tunnus ja välittäjätunnus. Tässä on se työvaihe jota kukaan ei budjetoi: vanhassa asiakasrekisterissä osoitteita puuttuu, osa on vanhentunut ja osa on kopioitu väärin jo vuosia sitten. Kerääminen kannattaa aloittaa ennen kuin integraatio on valmis.
ALV-koodien vastaavuudet. Finvoice odottaa omat verokoodinsa, joten Odoon verokannat kartoitetaan niitä vastaaviksi. Tämä käydään läpi kirjanpitäjän kanssa. Väärä kartoitus menee lähetyksestä läpi ongelmitta ja paljastuu vasta ALV-ilmoituksessa, mikä on kallis paikka löytää virhe.
Milloin verkkolaskutus kannattaa automatisoida
Muutaman laskun kuukausivolyymillä operaattorin oma portaali riittää hyvin. Kaksinkertainen kirjaus on tylsää, mutta halpaa.
Raja tulee vastaan kahdesta suunnasta. Ensimmäinen on volyymi: kymmeniä laskuja kuukaudessa, ja käsityöhön kuluu päivä kuussa. Toinen on tiedon sijainti. Jos projektit, kustannuspaikat ja varasto ovat jo Odoossa, ostolaskujen pitäminen erillään tarkoittaa että kannattavuuslaskenta perustuu aina viime kuun tietoihin.
Käsityön hinta mitataan harvoin tunneissa. Se näkyy väärinä kustannuspaikkoina, puuttuvina viitteinä ja kahteen kertaan kirjattuina laskuina.
Mikä käytännössä menee pieleen
Vuodet tuotantokäyttöä ovat tuottaneet lyhyen listan toistuvia vikoja, eikä yksikään niistä ole rajapinnassa.
Yleisin on virheellinen tai puuttuva OVT-tunnus. Toiseksi yleisin on merkistö: ääkköset ja erikoismerkit asiakkaan nimessä tai osoitteessa kaatavat validoinnin, jos aineistoa ei siivota matkalla. Kolmas on aikaleima, joka lähtee palvelimen aikavyöhykkeellä eikä käyttäjän, jolloin lasku päivää itsensä edelliselle päivälle.
Kaikki kolme on korjattu lisäosaan. Ne vain löytyvät tuotannosta, jos testikierros jätetään väliin, ja tuotannossa jokainen niistä tarkoittaa asiakkaalle lähtenyttä laskua joka ei koskaan saapunut.
Tuetut Odoo-versiot
Lisäosa on käytössä Odoon versioissa 14–19. Uuteen versioon siirtyminen on ollut joka kerta oma projektinsa, koska Odoon EDI-rakenne on matkan varrella muuttunut, mutta Apixin rajapinta on pysynyt vakaana koko ajan.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että verkkolaskutus ei jää Odoon päivityksen esteeksi. Moni yritys jumittuu vanhaan versioon juuri siksi, että jokin kriittinen integraatio on jäänyt matkan varrelle, ja verkkolaskutus on niistä yleisin.
Entä jos operaattori on joku muu kuin Apix
Operaattorin valinta on tässä pienin päätös. Rakenne toistuu samanlaisena riippumatta siitä kuka aineiston välittää: Finvoice ulos, OVT-osoitteet kumppanikortille, ALV-koodien kartoitus ja ajastettu haku sisään. Olemme toteuttaneet saman muillekin operaattoreille.
Jos teillä on jo toimiva sopimus, älkää vaihtako sitä integraation takia.
Aloitetaan laskuvolyymista
Kertokaa kuinka monta myynti- ja ostolaskua käsittelette kuukaudessa ja kuka operaattorinne on tällä hetkellä. Sen perusteella näkee nopeasti, kannattaako verkkolaskutus kytkeä Odooseen vai riittääkö nykyinen tapa vielä hyvin.
Varaa etäpalaveri tästä!
Katsotaan, miten voisimme olla avuksi. Ehdotamme mielestämme teille parasta ratkaisua.